در هر کسب‌وکاری، هزینه‌ها به اندازه درآمد اهمیت دارند و مدیریت صحیح آنها نقش اساسی در سلامت مالی واحدهای تجاری ایفا می‌کند. هزینه های قابل قبول مالیاتی به آن دسته از هزینه‌هایی گفته می‌شود که به‌طور مستقیم با فعالیت تولیدی یا خدماتی مرتبط بوده و تأثیر واقعی بر درآمد یا سود شرکت دارند. این هزینه‌ها باید مطابق اصول حسابداری و استانداردهای مالی ثبت شوند و در حد متعارف و منطقی باشند تا توسط سازمان امور مالیاتی پذیرفته شوند.
قانون مالیات‌های مستقیم در مواد 147 تا 149 به تفصیل به موضوع و شرایط هزینه های قابل قبول مالیاتی پرداخته است. هدف اصلی از تعیین این هزینه‌ها، جلوگیری از ارائه هزینه‌های غیرمرتبط به منظور کاهش غیرواقعی سود و فرار مالیاتی است. هزینه‌هایی مانند حقوق و دستمزد، خرید مواد اولیه، بیمه، هزینه‌های حمل و نقل و هزینه‌های اداری، در صورتی که مستند و منطقی باشند، از مصادیق هزینه‌های قابل قبول مالیاتی محسوب می‌شوند و تاثیر بسزایی در کاهش مالیات واحدهای اقتصادی دارند.
مفهوم هزینه های قابل قبول مالیاتی و اهمیت آن
در قانون مالیات‌های مستقیم، هزینه های قابل قبول مالیاتی به هزینه‌هایی اطلاق می‌شود که مودیان مالیاتی می‌توانند آنها را از درآمدهای مشمول مالیات خود کسر کنند. این هزینه‌ها باید در ارتباط مستقیم با فعالیت اقتصادی و تولید درآمد باشند و طبق ماده 147 قانون مالیات‌های مستقیم دارای ویژگی‌های خاصی باشند. به عبارت دیگر، هزینه های قابل قبول مالیاتی باید واقعی، مرتبط، مستند و منطبق با قوانین باشند تا مورد پذیرش سازمان امور مالیاتی قرار گیرند.
شناخت دقیق هزینه های قابل قبول مالیاتی به مدیران مالی و حسابداران این امکان را می‌دهد که در محاسبه مالیات، از تمام مزایای قانونی بهره‌مند شوند و در عین حال، از ریسک‌های مالیاتی ناشی از رد هزینه‌ها جلوگیری کنند. ثبت و ارائه صحیح این هزینه‌ها، نه تنها باعث کاهش پایه مالیاتی و در نتیجه کاهش مالیات می‌شود، بلکه شفافیت مالی و انطباق با قانون را تضمین می‌کند.
انواع هزینه های قابل قبول مالیاتی
هزینه های قابل قبول مالیاتی را می‌توان در یک تقسیم‌بندی کلی به دو دسته اساسی مرتبط با عملکرد واحد اقتصادی دسته‌بندی کرد. انواع هزینه‌های قابل قبول مالیاتی عبارتند از:
هزینه‌های عمومی
این گروه از هزینه‌ها، مخارجی هستند که برای پیشبرد فعالیت‌های اقتصادی و اداری پرداخت می‌شوند. اگرچه این هزینه‌ها ارتباط مستقیم با تولید یک محصول یا ارائه یک خدمت خاص ندارند، اما بدون آنها فعالیت اقتصادی ادامه پیدا نمی‌کند. حقوق و دستمزد کارکنان، پرداخت‌های مرتبط با بیمه تامین اجتماعی کارکنان، سود پرداختی به سپرده‌گذاران یا سهام‌داران و همچنین بهره وام‌های دریافتی از جمله هزینه‌هایی است که در این دسته قرار می‌گیرد. این هزینه‌ها، به شکلی غیرمستقیم بر درآمد تأثیر گذاشته و جزء هزینه های قابل قبول مالیاتی محسوب می‌شوند.
هزینه‌های خاص
برخلاف هزینه‌های عمومی، این گروه از هزینه‌ها رابطه مستقیمی با تولید یا ارائه خدمات دارد و اثر مشهودی بر درآمد ایجادشده واحد اقتصادی خواهد گذاشت. هزینه خرید مواد یا کالا، مخارج حمل‌ونقل و جابه‌جایی، هزینه‌های بسته‌بندی و انبارداری و همچنین هزینه‌های سرمایه‌گذاری در پروژه‌های مشخص، همگی در این دسته جای می‌گیرند. شفافیت در مستندسازی این هزینه‌ها کمک می‌کند که در زمان رسیدگی مالیاتی، به‌عنوان هزینه‌های قابل قبول مالیاتی پذیرفته شوند و از درآمد مشمول مالیات کسر شوند. در ادامه فهرستی جامع از هزینه‌های قابل قبول مالیاتی بر اساس ماده 148 قانون مالیات‌های مستقیم ارائه خواهد شد.
هزینه های قابل قبول مالیاتی مطابق ماده 148 قانون مالیات‌های مستقیم
مطابق ماده 148 قانون مالیات‌های مستقیم و آیین‌نامه‌ها و بخشنامه‌های مرتبط، هزینه‌هایی که مشروط به رعایت مقررات و احراز شرایط قانونی، هزینه‌های قابل قبول مالیاتی محسوب می‌شوند، به شرح زیر هستند:
1- بهای تمام‌شده خرید کالا و مواد اولیه
مخارجی که برای تهیه کالا یا مواد مصرفی مورد استفاده در تولید محصولات یا ارائه خدمات پرداخت می‌شود. این هزینه باید با فعالیت واحد اقتصادی مرتبط و در دفاتر قانونی ثبت شده باشد.
2- حقوق و دستمزد و مزایای کارکنان
پرداخت‌هایی که بابت جبران خدمت کارکنان انجام می‌شود، از جمله:
- حقوق و مزد اصلی ماهانه
- اضافه‌کار و نوبت‌کاری
- پاداش‌های عملکرد و بهره‌وری
- عیدی و سنوات
- حق مأموریت و هزینه سفر
- فوق‌العاده مسافرت داخلی و خارجی (طبق نصاب قانونی)
- مزایای نقدی و غیرنقدی در چارچوب مقررات
3- هزینه‌های بیمه و درمان کارکنان
- حق بیمه تأمین اجتماعی سهم کارفرما
- بیمه درمانی تکمیلی
- بیمه‌های عمر و حوادث ناشی از کار
- پرداخت هزینه‌های درمانی مجاز در چارچوب مقررات
4- وجوه بازخرید مرخصی کارکنان
هزینه‌ای که بابت بازخرید مرخصی استفاده‌نشده پرسنل پرداخت و در دفاتر ثبت شده باشد.
5- اجاره‌بهای ملک یا تجهیزات مورد استفاده واحد اقتصادی
مبالغی که بابت اجاره دفتر، انبار، کارگاه، ماشین‌آلات، وسایط نقلیه و سایر تجهیزات در حد متعارف و طبق قرارداد پرداخت می‌شود.
6- هزینه‌های جاری انرژی و ارتباطات
- آب
- برق
- گاز
- تلفن ثابت و همراه
- اینترنت
7- بیمه‌های دارایی‌ها و عملیات مؤسسه
شامل انواع بیمه‌های اموال، ماشین‌آلات، ساختمان، بیمه مسئولیت مدنی و سایر بیمه‌های مجاز مربوط به فعالیت مؤسسه
8- عوارض و مالیات‌های غیرمستقیم پرداخت‌شده به نهادهای ذی‌صلاح
مانند عوارض شهرداری یا وزارتخانه‌ها، به جز مالیات بر درآمد و مالیاتی که کارفرما به‌عنوان عامل وصول مالیات دیگران مکلف به پرداخت آن است (مانند مالیات بر ارزش افزوده).
9- هزینه‌های بازاریابی، تبلیغات، نمایشگاه و اطلاع‌رسانی
هزینه‌هایی که برای معرفی کالاها و خدمات یا توسعه بازار انجام می‌شود، از جمله:
- تبلیغات محیطی، دیجیتال، تلویزیونی
- اجاره غرفه نمایشگاهی
- چاپ بروشور و کاتالوگ
- تولید محتوا و اطلاع‌رسانی
10- هزینه‌های پژوهشی و تحقیقاتی مرتبط با توسعه فعالیت اقتصادی
این هزینه‌ها می‌تواند شامل هزینه‌های تحقیق و توسعه محصول، بررسی بازار، یا مطالعات ارزیابی پروژه باشد.
11- جبران خسارات وارده به دارایی‌ها و اموال مؤسسه
در صورتی که خسارت به دلیل فعالیت‌های اقتصادی رخ دهد و شرایط قانونی زیر رعایت شود:
- وقوع خسارت احراز شده باشد
- میزان خسارت مشخص شده باشد
- خسارت توسط بیمه یا اشخاص ثالث جبران نشده باشد
12- هزینه‌های رفاهی، فرهنگی و ورزشی کارکنان
شامل هزینه‌های برگزاری برنامه‌های ورزشی و فرهنگی یا پرداخت کمک‌های رفاهی در حد نصاب قانونی
13- هزینه‌های مربوط به مشاوره، کارشناسی و خدمات حرفه‌ای
پرداخت‌هایی نظیر:
- حق‌الزحمه مشاوران حقوقی و مالی
- هزینه حسابرسی قانونی
- حق‌الزحمه بازرس قانونی
- خدمات طراحی و استقرار نرم‌افزارها و سیستم‌های مالی
14- هزینه سوخت و نگهداری دارایی‌های مصرفی و تولیدی
هزینه‌های لازم برای مصرف سوخت، نگهداری و تعمیر ماشین‌آلات و تجهیزات (در حد تعمیرات جاری)
15- هزینه حمل‌ونقل و ایاب‌وذهاب مرتبط با فعالیت تجاری
شامل کرایه حمل کالا، هزینه ایاب‌وذهاب کارکنان، هزینه‌های اسکان و پذیرایی ماموریت
16- حق‌الزحمه‌های تخصصی مرتبط با عملیات شرکت
مانند حق‌العمل دلالی، کارمزد خدمات بانکی، حق‌الوکاله و سایر هزینه‌های مشابه
17- هزینه‌های اکتشاف معادن (در صورت عدم بهره‌برداری)
هزینه‌های مرتبط با عملیات اکتشافی که منتهی به استخراج نشده باشد.
18- هزینه استهلاک دارایی‌های استهلاک‌پذیر
مطابق جداول استهلاک، بر اساس عمر مفید و مقررات مالیاتی ثبت می‌شود.
19- هزینه‌های فرهنگی و آموزشی برای کارکنان
خرید کتاب، نشریه و سایر کالاهای فرهنگی تا سقف 5٪ معافیت مالیاتی ماده 84 قانون مالیات‌های مستقیم به‌ازای هر نفر
20- ذخیره خدمات پس از فروش (گارانتی)
هزینه‌هایی که بابت تضمین خدمات پس از فروش محصولات در حساب ذخیره پیش‌بینی و منظور شده باشد.
21- زیان تسعیر ارز
اختلاف ارزش پولی ناشی از تبدیل ارزها بر مبنای اصول متداول حسابداری، مشروط به اتخاذ یک روش ثابت در سال‌های مختلف
22- ضایعات متعارف تولید
مقدار ضایعاتی که عرفاً در جریان تولید به‌طور طبیعی ایجاد می‌شود.
23- هزینه‌های پرداخت‌شده در سال‌های قبل که تخصیص آن در سال رسیدگی محقق شده باشد
هزینه‌های غیرقابل قبول مالیاتی
بر اساس ماده 149 قانون مالیات‌های مستقیم و بخشنامه‌های مربوطه، برخی هزینه‌ها به عنوان هزینه‌های غیرقابل قبول مالیاتی شناخته می‌شوند و نمی‌توان آنها را از درآمد مشمول مالیات کسر کرد. این هزینه‌ها شامل جریمه‌ها و خسارت‌های ناشی از تخلفات، هزینه‌های شخصی غیرمرتبط با فعالیت اقتصادی، هزینه‌هایی که فاقد مدارک مستند یا دارای مدارک ناقص هستند و همچنین هزینه‌های صوری و ساختگی می‌شوند. هزینه‌هایی که با قوانین مالیاتی مغایرت داشته باشند، نیز در این دسته قرار می‌گیرند.
اگر هزینه‌ای علیرغم داشتن مدارک، ارتباط روشنی با فعالیت‌های اقتصادی مؤدی نداشته باشد، به عنوان هزینه غیرقابل قبول شناخته می‌شود. مواردی مانند پاداش اعضای هیأت‌مدیره، کاهش ارزش دارایی‌ها، هزینه‌های مربوط به دارایی‌های غیرمالکیتی و عوارض یا مالیات بر ارزش افزوده، مخارج مرتبط با درآمدهای غیرمعاف، از دیگر هزینه‌های غیرقابل قبول مالیاتی هستند. طبق بخشنامه 17940 مالیاتی، هزینه‌های غیرواقعی هرچند ثبت شده یا دارای سند ظاهری باشند، پس از تحقیق و شناسایی، غیرقابل قبول محسوب شده و مشمول جریمه خواهند بود.
مهم‌ترین بخشنامه‌های مرتبط با هزینه های قابل قبول مالیاتی
بخشنامه‌های مرتبط با هزینه های قابل قبول مالیاتی که از سوی سازمان امور مالیاتی کشور صادر می‌شوند، مجموعه‌ای از دستورالعمل‌های کاربردی و مستند را در اختیار حسابداران و مدیران مالی قرار می‌دهند. بخشنامه شماره 99/100/10000 که در سال 1399 به‌روزرسانی شده، به عنوان مرجع معتبر شناخته می‌شود و آخرین اصلاحات قانون مالیات‌های مستقیم در خصوص هزینه های قابل قبول مالیاتی را به‌طور کامل منعکس می‌کند.
علاوه بر این بخشنامه، چند دستورالعمل مهم دیگر هم وجود دارند که هرکدام به جنبه‌های خاصی از این موضوع پرداخته‌اند. برخی از این بخشنامه‌ها عبارتند از:
- بخشنامه شماره 200/20064 به تاریخ 11 دی 1391، به موضوع جرائم مالیاتی غیرقابل پذیرش پرداخته و توضیح می‌دهد چه جرائمی از نظر مالیاتی به عنوان هزینه قابل قبول در دفاتر شناخته نمی‌شود.
- بخشنامه شماره 41/93/230 صادره در 1 تیر 1393، ضوابط مربوط به پرداخت حق الامتیاز به بانک‌ها را از نظر هزینه های قابل قبول مالیاتی مشخص کرده است.
- بخشنامه شماره 41/93/231 مورخ 1 تیر 1393 در خصوص هزینه‌های مربوط به حق الامتیازهایی است که به شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات پشتیبانی یا سرویس‌های فنی پرداخت می‌شود.
- بخشنامه شماره 41/93/232 به تاریخ 1 تیر 1393، قواعد پذیرش یا عدم پذیرش هزینه‌های حق الامتیاز پرداختی به شرکت‌های تأمین‌کننده کالا را توضیح داده است.
- بخشنامه شماره 41/93/233 مورخ 1 تیر 1393، به مباحث حق الامتیاز پرداختی به شرکت‌هایی که نرم‌افزار تأمین می‌کنند، اشاره دارد.
- بخشنامه شماره 41/93/235 صادر شده در 1 تیر 1393، چارچوب هزینه های قابل قبول مالیاتی در ارتباط با تأمین فعالیت‌های بازرگانی را مشخص می‌کند.
- بخشنامه شماره 41/93/236 به تاریخ 1 تیر 1393، به نحوه ثبت و پذیرش هزینه‌های حق الامتیاز در حوزه فعالیت‌های صنعتی پرداخته است.
- بخشنامه شماره 41/93/237 مورخ 1 تیر 1393، شرایط هزینه‌های قابل قبول در رابطه با شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات را شفاف‌سازی می‌کند.
- بخشنامه شماره 41/93/238 صادره شده در 1 تیر 1393، به بحث پرداخت‌های حق الامتیاز برای فعالیت‌های سرمایه‌گذاری اختصاص دارد.
- بخشنامه شماره 41/93/239 مورخ 1 تیر 1393، دستورالعمل مربوط به هزینه های قابل قبول مالیاتی مرتبط با فعالیت‌های مالی را ارائه داده است.
مدارک و مستندات لازم برای اثبات هزینه های قابل قبول مالیاتی
اداره امور مالیاتی برای پذیرش هزینه های قابل قبول مالیاتی نیازمند ارائه مدارک معتبر است. این مدارک شامل فاکتورها، قراردادها، رسیدهای پرداخت و مستندات بانکی است که نشان دهد مخارج در راستای فعالیت اقتصادی انجام شده‌اند. علاوه بر این، اسناد باید به‌نام همان شخص یا شرکتی باشد که اظهارنامه را ارائه می‌دهد. فقدان این اسناد یا نقص در اعتبار آنها، باعث رد هزینه‌ها و افزایش مالیات قابل پرداخت می‌شود. بنابراین آرشیو مرتب مستندات در طول سال مالی، نقش بسیار مهمی در تسهیل فرایند دفاع از هزینه‌های ثبت‌شده ایفا می‌کند.
نکات مهم درباره رد یا پذیرش هزینه‌ها توسط ممیز مالیاتی
ممیزان مالیاتی در زمان رسیدگی به دفاتر قانونی و اسناد حسابداری، با توجه به چارچوب‌های قانونی و دستورالعمل‌های سازمان امور مالیاتی، هزینه‌ها را بررسی می‌کنند. کوچک‌ترین مغایرت میان اسناد و ثبت‌های حسابداری یا نبود ارتباط روشن میان هزینه و فعالیت اقتصادی می‌تواند دلیل رد هزینه باشد. به همین دلیل، ضروری است حسابداران پیش از تسلیم اظهارنامه، هزینه‌های درج‌شده را چندباره تطبیق دهند و در صورت وجود ابهام، با مشاور مالیاتی مشورت کنند.
جمع‌بندی
هزینه های قابل قبول مالیاتی از ارکان اساسی تشخیص درآمد مشمول مالیات‌اند. هرچه مستندات هزینه‌ها شفاف‌تر و متعارف‌تر باشد، شانس پذیرش هزینه توسط سازمان امور مالیاتی بیشتر بوده و در نتیجه مالیات نهایی مودی کمتر خواهد بود. توصیه می‌شود همواره پیش از ارسال اسناد مالی به اداره امور مالیاتی، از همخوانی هزینه‌ها با قوانین و بخشنامه‌های مرتبط اطمینان حاصل کنید تا دچار مشکلاتی مانند رد دفاتر یا جریمه نشوید.
برای مدیریت دقیق و بهینه هزینه‌ها و بهره‌مندی کامل از مزایای قانونی، همراهی با یک مشاور مالیاتی حرفه‌ای بسیار مهم است. محسن حق‌شناس با سال‌ها تجربه در زمینه حسابداری و مالیات، آماده است تا شما را در تشخیص و ثبت هزینه های قابل قبول مالیاتی یاری دهد و از بروز هرگونه مشکل در فرایند مالیاتی جلوگیری کند.
